Comprendre la rétention des dossiers et des fichiers dans Clearance

Fonctionnement de la rétention dans Clearance

Les règles de rétention déterminent combien de temps les dossiers et les fichiers sont conservés dans Clearance avant d’être automatiquement supprimés.

Les paramètres de rétention peuvent s’appliquer aux dossiers et aux fichiers. Lorsque des fichiers sont stockés dans un dossier, leur rétention est déterminée en fonction des règles de rétention qui leur sont applicables. Les sections suivantes expliquent comment la durée de rétention des fichiers est calculée et ce qui se passe lorsqu'un dossier est clôturé.

Dans la plupart des situations, la rétention est calculée à partir de la date à laquelle un fichier est chargé dans Clearance et non à partir de la date de clôture d’un dossier.

Pour les fichiers qui n’ont pas été affectés à une catégorie, la période de rétention commence à la date de chargement. Lorsque la période de rétention expire, le fichier est automatiquement déplacé vers la corbeille.

Les fichiers stockés dans un dossier sont soumis à la règle de rétention qui prévoit la durée la plus longue :

• La règle de rétention de la catégorie de dossier
• La règle de rétention non catégorisée

Une fois qu’un dossier est clôturé, Clearance évalue chaque fichier en fonction de sa date de chargement. Par conséquent, les fichiers d’un même dossier peuvent atteindre la fin de leur période de rétention à des moments différents et être supprimés individuellement plutôt qu’à la clôture du dossier.

Que se passe-t-il à l'expiration de la durée de rétention ?

Lorsqu'un dossier ou un fichier arrive au terme de sa durée de rétention, il n'est pas immédiatement supprimé du système. Au lieu de cela, il est placé dans la corbeille, où il reste accessible pour consultation ou restauration avant sa suppression définitive.

Le cycle de vie du contenu conservé suit généralement cette séquence :

• Le contenu est chargé sur Clearance
• La période de rétention commence.
• La durée de rétention arrive à expiration.
• Le contenu est placé dans la corbeille.
• Le contenu peut être consulté ou restauré, si les autorisations le permettent.
• Le contenu est définitivement supprimé.

Le contenu dont la rétention est configurée pour une durée indéfinie n'atteint pas l'étape d'expiration de la durée de rétention, sauf si les paramètres de rétention sont modifiés.