Créer des dossiers

Pour enregistrer les détails d'un incident et lier des preuves numériques à l'incident, vous pouvez créer un dossier, puis partager celle-ci avec d'autres enquêteurs faisant partie ou non de votre organisation.

À savoir

Si in dossier n'est plus active, vous pouvez la classer. Les dossiers classés font toujours partie du système et peuvent toujours faire l'objet de recherches. Une fois qu'un dossier est classé, seuls les utilisateurs ou groupes qui ont le niveau d'autorisation Gérer sur le dossier peuvent le rouvrir.

Les fichiers sont automatiquement ajoutés aux cas, comme indiqué par l'icône (), lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

• Les preuves ont été enregistrées à l’aide d'une caméra porté sur le corps (BWC) activée au sein de Clearance.
• Les preuves ont été enregistrées par du personnel affecté durant la plage horaire de l’incident. Un délai de sécurité de 2 minutes est ajouté avant le début de l'incident et après la fin de l'incident.
• Le personnel concerné est affecté au dossier.
• La preuve est associée au même personnel affecté.

1. Sur la page Rechercher ou Accueil, créez un dossier.
2. Cliquez sur en entrez un nom pour le dossier.
3. Entrez des valeurs pour les réglages suivants :

   Numéro d'enregistrement

   Un numéro de référence pour le dossier.

   Numéro d'incident

   Vous pouvez utiliser ce champ pour ajouter des numéros de référence externes à un dossier.

   Catégorie

   Le type d'incident. Par exemple, vous pouvez catégoriser les vols comme des vols de salariés ou des vols à l'étalage. Vous ne pouvez sélectionner qu'une seule catégorie par dossier.

   Département

   Le département au sein de votre organisation qui est responsable du dossier. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul département par dossier. Par exemple, pour un dossier de vol, vous pouvez affecter le dossier au département de prévention des pertes. Ce champ est obligatoire.

   Heure de début de l'incident

   Date et heure de début de l'incident.

   Heure de fin de l'incident

   Date et heure de fin de l'incident.

   Description

   Une description du dossier. Soyez descriptif afin que d'autres puissent facilement trouver votre dossier lors de leurs recherches.

   Étiquettes

   Mots-clés en un seul mot qui identifient le dossier et aident d'autres personnes à trouver le dossier lors de recherches. Il est recommandé d'entrer des synonymes ou des termes alternatifs pour le type d'incident. Par exemple, pour in dossier concernant un vol, vous pouvez entrer les balises Vol ou Voler

   Champs personnalisés

   Entrez ou sélectionnez une valeur dans les champs personnalisés inclus dans le dossier.

   Emplacement

   Définissez le lieu de l'incident. Entrez l'emplacement, ou cliquez sur Voir la carte () pour rechercher l'emplacement sur une carte.

   Demandes associées

   Cliquez sur les liens pour voir les demandes vidéo associées au dossier.

   Protéger contre la suppression

   Cochez la case pour protéger le dossier contre la suppression.

   S'inscrire

   Cliquez sur S'inscrire pour recevoir des notifications par e-mail lorsque le dossier est modifié.

   Autorisations

   Les utilisateurs et les groupes avec lesquels vous voulez partager le dossier. Vous pouvez donner aux utilisateurs et groupes les niveaux d'autorisation Afficher seulement, Afficher et télécharger, Modifier ou Gérer. Toutefois, au moins un des utilisateurs ou groupes que vous ajoutez doit avoir un accès complet (niveau d'autorisation Gérer) sur le dossier.

   IMPORTANT : En sélectionnant un département, les utilisateurs, avec leurs niveaux d'autorisation respectifs pour les dossiers, sont affichés automatiquement dans le champ Autorisations une fois le dossier enregistré.

   Fichiers

   Vidéos et autres fichiers que vous souhaitez joindre au dossier. Pour ajouter des fichiers au dossier, faites-les glisser dans le champ Fichiers.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Un e-mail invitant les utilisateurs à consulter les détails du dossier est automatiquement envoyé à tous les utilisateurs que vous avez affectés au dossier.

Exemple

L'image suivante montre un exemple de dossier de vol d'un salarié. Comme le dossier est affecté au département Prévention des pertes, les membres de ce département sont automatiquement affichés dans la section Autorisations.

Regardez cette vidéo pour en savoir plus. Cliquez sur l’icône Sous-titres (CC) pour activer les sous-titres dans l’une des langues disponibles.