Les départements fonctionnent comme des modèles d'accès de base, et permettent d'appliquer automatiquement les autorisations d'accès des utilisateurs et des groupes aux dossiers.
À savoir
Utilisez les départements pour définir automatiquement les règles d'accès qui s'appliquent aux utilisateurs et groupes du département pour les nouveaux dossiers (les dossiers existants ne sont pas affectés). Si vous ajoutez un nouvel utilisateur ou groupe à un département déjà affecté à des dossiers existants, vous devez ajouter manuellement le nouvel utilisateur ou le nouveau groupe à chacun de ces dossiers individuellement.
Exemple : Supposons que le département de prévention des pertes est affecté à des dossiers existants, Dossier A et Dossier B. Une nouvelle utilisatrice, Audrey Williams rejoint le département de prévention des pertes et vous devez donc l'y intégrer. Quand vous créez un Dossier C et affectez le département de prévention des pertes à ce dossier, Audrey y a automatiquement accès ; toutefois, si vous voulez qu'Audrey accède aux Dossiers A et B, vous devez ouvrir chacun de ces dossiers et l'ajouter en tant qu'utilisatrice.
Procédure
Cliquez sur Configurations > Départements > .
Cliquez sur et donnez un nom au département.
Si votre organisation dispose d'un département qui gère les vols, vous pouvez l'appeler Prévention des vols.
Dans le champ Règles d'accès aux nouveaux dossiers, cliquez sur et sélectionnez un des éléments suivants :
Ajouter des groupes ou utilisateurs existants
Ajoutez des utilisateurs ou des groupes dont les comptes ont été créés et qui sont des utilisateurs actuels du système. Si vous configurez votre site et qu'il n'y a pas encore d'utilisateurs ou de groupes, vous pouvez enregistrer le département, créer des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, puis les ajouter au département.
Créer un groupe
Créez un groupe qui n'existe pas encore dans le système. Quand vous créez un groupe, ajoutez l'objet ou la responsabilité du groupe dans le champ Rôle. Par exemple, dans le département de prévention des pertes, vous pouvez créer un groupe d'utilisateurs qui gère la phase de reporting initiale d'un dossier, et un groupe qui gère la phase d'enquête.
Pour chacun des utilisateurs ou groupes que vous avez ajoutés, utilisez le champ Niveau d'autorisation pour définir son niveau d'autorisation respectif. Vous pouvez choisir l'un des niveaux suivants :
Gérer
Accès intégral à un dossier ou fichier. Concernant les dossiers, les utilisateurs peuvent créer des dossiers, consulter et modifier les informations de dossier, télécharger des fichiers, supprimer ou restaurer des fichiers et modifier les règles d'accès au dossier. Concernant les fichiers, les utilisateurs peuvent voir, modifier, télécharger, supprimer, restaurer, partager et modifier les règles d'accès pour les fichiers.
REMARQUE : Les utilisateurs invités qui ont l’autorisation Gérer n’ont pas un accès complet. L'accès est limité au partage d’un dossier ou d'un fichier.
Modifier
Concernant les dossiers, les utilisateurs peuvent créer des dossiers, consulter et modifier les informations de dossier et télécharger des fichiers, mais ils ne peuvent pas partager les dossiers ni modifier les règles d'accès aux dossiers. Concernant les fichiers, les utilisateurs peuvent consulter et modifier les informations et télécharger des fichiers, mais ils ne peuvent pas partager les fichiers ni modifier les règles d'accès aux fichiers.
Afficher et télécharger
Concernant les dossiers, les utilisateurs peuvent créer des dossiers, consulter les informations de dossier et télécharger des fichiers, mais ils ne peuvent pas modifier ni partager le dossier. Concernant les fichiers, les utilisateurs peuvent consulter et télécharger des fichiers, mais ils ne peuvent pas les modifier ni les partager.
Afficher seulement
Concernant les dossiers, les utilisateurs peuvent créer des dossiers et consulter les informations de dossier, mais ils ne peuvent pas modifier ni partager le dossier. Concernant les fichiers, les utilisateurs ne peuvent que les consulter.
REMARQUE : Si des règles de sécurité de suppression ou de restauration ne sont pas actives, tout utilisateur avec l’autorisation gérer peut supprimer ou restaurer des dossiers ou des fichiers. Si des règles de sécurité de suppression ou de restauration sont actives, seuls les utilisateurs avec une autorisation de suppression ou de restauration peuvent supprimer ou restaurer des dossiers ou des fichiers s'ils ont l’autorisation gérer.
Cliquez sur Enregistrer.
REMARQUE : Au moins un utilisateur ou un groupe doit avoir des autorisations de gestion dans un département. Cela permet de s'assurer que les dossiers sont toujours accessibles avec toutes les autorisations par une personne de l'organisation.
(Facultatif) Cliquez sur Désactiver pour désactiver le département. Les départements désactivés n'apparaissent pas dans le menu déroulant de sélection de départements sur la page Dossier. Un département qui est affecté à des dossiers existants est conservé, sauf s'il est modifié manuellement par un utilisateur doté des privilèges nécessaires.
Votre département est créé. Lorsqu'un nouveau dossier est affecté au département, les utilisateurs qui en font partie reçoivent un e-mail leur indiquant qu'ils ont été affectés à un dossier.
Exemple
L'image suivante montre un exemple de département comprenant un utilisateur et deux groupes, chacun ayant des niveaux d'autorisation différents.
Regardez cette vidéo pour en savoir plus. Cliquez sur l’icône Sous-titres (CC) pour activer les sous-titres dans l’une des langues disponibles.
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et donnez un nom au département.
Si votre organisation dispose d'un département qui gère les vols, vous pouvez l'appeler Prévention des vols.