Configurer la période de rétention des dossiers et fichiers

2025-10-27Dernière mise à jour

Pour que les preuves soient supprimées quand elles ne sont plus requises, vous pouvez configurer des périodes de rétention pour les dossiers et les fichiers situés dans la corbeille. Vous pouvez également configurer des périodes de rétention pour supprimer automatiquement des fichiers par source ou catégorie.

À savoir

REMARQUE :
Les utilisateurs doivent avoir des autorisations d'administrateur de comptes pour configurer des règles de rétention.
  • Les preuves numériques peuvent être stockées conformément aux exigences relatives à l'incident. Par exemple, la catégorie d'incident du dossier est utilisée pour déterminer la règle de rétention.
  • Une preuve numérique peut également être conservée selon le type d'appareil qui est associé aux enregistrements. Par exemple, la vidéo d'une caméra portée sur le corps (BWC) peut être conservée pendant 90 jours, la vidéo de surveillance publique pendant 30 jours, etc.

    Si un fichier est associé à un dossier, il hérite de la règle de rétention du dossier. Si la règle de rétention des fichiers est plus longue que la rétention du dossier, alors la règle de rétention des fichiers est utilisée.

ATTENTION :
La modification des règles de rétention peut entraîner la perte irrémédiable de données de fichiers ou la suppression automatique de fichiers.
REMARQUE :
Les fichiers ne seront supprimés que lorsque tous les dossiers associés seront classés. Tous les fichiers sans catégorie utiliseront la catégorie des dossiers associée, le cas échéant. La règle de rétention la plus longue d'une source ou catégorie est utilisée.

La clôture et la réouverture de dossiers affectent aussi la période de rétention des fichiers. Par exemple, quand un dossier classé est rouvert, la suppression planifiée des fichiers associés reprend la valeur ne jamais supprimer si le fichier n'est pas dans la corbeille.

Procédure

Pour définir la période de rétention de la corbeille :
  1. Cliquez sur Configurations > Règles de rétention .
  2. Cliquez sur Configuration ().
  3. Dans la section Réglages de rétention, sélectionnez la période de rétention dont vous avez besoin pour les dossiers et les fichiers dans la corbeille.
    Le réglage par défaut est de 7 jours, et la valeur maximale est de 365 jours.
    Le réglage Période de rétention dans Clearance définie en jours.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Cochez la case J’ai compris et je souhaite modifier les règles de rétention et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour définir la règle de rétention pour les dossiers et les fichiers qui n'ont pas de catégorie :
  1. Depuis la page Règles de rétention, localisez la catégorie Non catégorisé.
  2. Définissez la période de rétention selon vos besoins.
    REMARQUE :
    Cette règle de rétention s'applique à tous les dossiers et fichiers nouveaux et préexistants qui ne sont pas catégorisés.
Pour supprimer automatiquement des fichiers par catégorie :
  1. Cliquez sur Configurations > Règles de rétention .
  2. Spécifiez une période de rétention pour chaque catégorie définie dans le système.
    La case Ne jamais supprimer est cochée par défaut. Vos fichiers sont conservés indéfiniment.
    1. (Facultatif) Pour préciser une période de rétention en jours, décochez la case Ne jamais supprimer à côté de la catégorie que vous voulez et sélectionnez une valeur.
      La valeur maximale est de 36 500 jours.
    2. (Facultatif) Pour préciser une période de rétention en années, décochez la case Ne jamais supprimer à côté de la catégorie que vous voulez et sélectionnez une valeur.
      La valeur maximale est de 100 ans.
      Catégories avec les périodes de rétention affectées.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Cochez la case J’ai compris et je souhaite modifier les règles de rétention et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour clore automatiquement les dossiers par catégorie :
  1. Cliquez sur Configurations > Règles de rétention .
  2. Cliquez sur Configuration ().
  3. Dans la section Réglages de rétention des dossiers, cliquez sur Clore automatiquement les dossiers.
    La section des paramètres de rétention des dossiers avec le paramètre Fermer automatiquement les dossiers sélectionné.
    REMARQUE :
    La période de rétention est calculée à compter de la date de création du dossier. Une fois la période de rétention terminée, Clearance clôt automatiquement le dossier si ce paramètre est activé.
  4. Définissez la période après laquelle les dossiers sont classés en fonction des catégories respectives.
    La colonne « Clore les dossiers après » de la page Règles de rétention affichant les périodes après lesquelles les dossiers appartenant aux catégories respectives sont classés automatiquement.
    REMARQUE :
    Lorsqu'un dossier est clôt, la période de rétention qui s'applique aux fichiers concernés entre en vigueur. Lorsque cette période de rétention est terminée, les fichiers sont supprimés.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
À l'expiration de la période configurée, les dossiers inclus dans les catégories respectives sont classés automatiquement.

Exemple

Regardez cette vidéo pour en savoir plus. Cliquez sur l’icône Sous-titres (CC) pour activer les sous-titres dans l’une des langues disponibles.

Lorsque vous avez terminé

Vous pouvez afficher ou rechercher dans la corbeille pour identifier les dossiers ou fichiers potentiellement affectés par les périodes de rétention.

Exemple :

  • Si vous modifiez la règle de clôture automatique du dossier, certains fichiers peuvent être déplacés vers la corbeille.
  • Si vous changez la période de rétention pour la corbeille, certains fichiers peuvent être définitivement supprimés.
  • Si vous modifiez la période de rétention des fichiers par source ou catégorie, les fichiers peuvent être automatiquement supprimés et se retrouver dans la corbeille.

Les dossiers et les fichiers qui ont été automatiquement supprimés restent disponibles dans la corbeille durant la période de rétention spécifiée. Les dossiers et fichiers supprimés peuvent être restaurés depuis la corbeille.